Volkswagen R & Coffee

Datenschutzerklärung

Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als als Besucher/Nutzer der Website https://www.vw-events.de/rtrackday, durch die Volkswagen AG als alleinige datenschutzrechtlich Verantwortliche.

A. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“).

B. Verarbeitung personenbezogenen Daten

i. Verarbeitung von Protokolldateien
Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen:

IP Adresse Ihres Endgerätes, mit der Sie auf die Webseite zugreifen.
das von Ihnen genutzte Betriebssystem, den von Ihnen genutzten Web-Browser und die von Ihnen eingestellte Bildschirmauflösung,
das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs
die Websites, die Sie bei uns besucht haben und
die Website, von der aus Sie uns besuchen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht.

ii. Anmeldung zur Veranstaltung
Auf dieser Website können Sie sich für die Veranstaltung Volkswagen R & Coffee der Volkswagen AG anmelden. Zu diesem Zweck und zur Veranstaltungsdurchführung werden folgende personenbezogene Daten und Pflichtangaben von Ihnen verarbeitet:

Auf dieser Website können Sie sich für die Veranstaltung Volkswagen R & Coffee der Volkswagen AG anmelden. Zu diesem Zweck und zur Veranstaltungsdurchführung werden folgende personenbezogene Daten und Pflichtangaben von Ihnen verarbeitet:

Ihr Nachname und Vorname, Ihre E-Mail-Adresse sowie Typ und Kennzeichen des Fahrzeuegs, das Sie anmelden

Im Falle einer erfolgreichen Registrierung/Zusage zum Volkswagen R & Coffee erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung. Kurz vor der Veranstaltung erhalten Sie eine E-Mail mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung sowie eine Bestätigung für die Anmeldung zur Veranstaltung als PDF, die einen Bar-Code zur Akkreditierung am Veranstaltungstag enthält. Im Rahmen der Akkreditierung zur Veranstaltung vor Ort erhalten Sie ein Namensschild, welches Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Land und das Veranstaltungsdatum enthält. Im Falle einer Absage der Einladung zur Veranstaltung erhalten Sie eine Absagebestätigung.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -abwicklung durch die Volkswagen AG zur Anbahnung und Erfüllung der durch die Anmeldung und beauftragten Leistungen zustande kommenden Vertragsverhältnisse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sie haben die Möglichkeit als optionale Angabe Ihre Mobilnummer anzugeben. Die Angabe Ihrer Mobilnummer ist freiwillig und somit erfolgt die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie wird für eventuelle Kontaktaufnahmen bei Flugverspätungen, Transferbestätigungen – und abwicklung, Hotelproblemen sowie verlorenen Gepäckstücken verwendet.

Ihre Daten werden 9 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht.
Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Versteuerung der Veranstaltung und Verbeitragung Ihrer geldwerten Vorteile im Rahmen der unternehmerischen Compliance-Vorgaben werden Ihre Daten durch die Volkswagen AG verarbeitet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), die sich aus §37b Einkommensteuergesetz ergeben. Die Aufbewahrungsfrist der zu steuerlichen Zwecken gespeicherten Daten beträgt gemäß §147 Abgabenordnung 10 Jahre.

iii. Statistische Auswertung der Veranstaltungsteilnahme
Zur Nachbereitung der aktuellen Veranstaltung und zur Vorbereitung zukünftiger Veranstaltungen erstellen wir anonyme statistische Auswertungen (z.B. Teilnehmeranzahlen, Ermittlung des CO2-Fußabdrucks der Veranstaltung (z.B. Anreisemittel, Entfernung Arbeitgeber-Veranstaltungsort)). Wir basieren diese Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Veranstaltungen so zu gestalten, dass sie den möglichst größten Nutzen für die Teilnehmenden haben und darüber hinaus mit gesetzten Zielen der jeweiligen Veranstaltung übereinstimmen. Die anonymisierten Daten werden nach 2 Jahren gelöscht.

iv. Kontaktmöglichkeiten
Bei Fragen rund um die Veranstaltung haben Teilnehmer die Möglichkeit über per E-Mail- Kontakt mit uns aufzunehmen. Hierfür werden lediglich Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anfrage verarbeitet. Ihre Daten werden spätestens 9 Wochen nachdem Ihre Anfrage abschließend beantwortet wurde gelöscht.

C. Weitergabe an Dritte und Einsatz von Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies, insbesondere für die Vertragsabwicklung, notwendig ist. Wir haben mit unseren Auftragsverarbeitern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und angemessene Garantien zur Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten vereinbart. Die Auftragsverarbeiter verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Zu der eingangs in B. i. bis iv. dargelegten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir als Generalunternehmer fischerAppelt, live marketing GmbH, Widdersdorfer Straße 205, 50825 Köln als Auftragsverarbeiter ein. Als Subunternehmer ist die altares GmbH & Co. KG, Wiesenstr.21a, 40549 Düsseldorf, eingetragen unter der Nr. HRA 17760 im Handelsregister des Amtsgerichts Stadt Düsseldorf (Auftragsverarbeiter i.S. Art. 28 DSGVO) für das Teilnehmermanagement der Veranstaltung beauftragt.

C. Einsatz von Cookies und Tracking-Tools

Allgemeine Informationen

Die Volkswagen AG setzt auf ihren Webseiten verschiedene Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen. Es gibt Cookies, die für die Funktionalität der Webseite unerlässlich sind (sog. Funktionscookies), Cookies, die den Komfort eines Webseitenbesuchs erhöhen und z. B. Ihre Spracheinstellungen speichern (sog. Komfortcookies) und Cookies, aufgrund derer ein pseudonymisiertes Nutzungsprofil erstellt wird (sog. Trackingcookies).

Für diese Webseite sind lediglich Funktions- und Trackingcookies vorgesehen.

Die Verarbeitung der Funktionscookies ist notwendig, um Ihnen einen Besuch der Webseite zu ermöglichen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Trackingcookies werden nur gesetzt, wenn eine Einwilligung durch den Webseitenbesucher dafür vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung wird über den sog. Cookie-Banner abgegeben, der aktiv angeklickt werden muss.

Weitere Informationen zu unseren Cookies entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie.

D. Ihr Recht

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden berechtigten Interesse beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen AG oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

E. Ihre Ansprechpartner

Transparenz im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wenn Sie Zweifel oder Fragen haben, sprechen Sie uns an:

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte
Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.

Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2
38440 Wolfsburg
dataprivacy(at)volkswagen.de

Stand: Februar 2024